Het traditionele proces van de crediteurenadministratie
Bij veel organisaties is de crediteurenadministratie nog op een traditionele manier ingericht. Dit houdt in dat er – vaak meerdere – medewerkers actief zijn op deze afdeling om alle binnenkomende facturen op de juiste manier te categoriseren en in te boeken. Vervolgens moeten de te betalen facturen goedgekeurd worden door managers van afdelingen voordat ze daadwerkelijk aan het betaalproces worden toegevoegd. Als het om honderden facturen per week gaat, is een foutje snel gemaakt en deze kan verstrekkende gevolgen hebben. Daarom hebben wij een solide alternatief ontwikkeld om zo de werklast van deze medewerkers te verminderen.
Hoe Artificial Intelligence het proces veilig overneemt
In het voorbeeld van de crediteurenadministratie is duidelijk te zien hoe een dergelijke technologie toegevoegde waarde biedt. Door minimaal 30 gelijkende facturen in de software te uploaden, zal deze herkennen waar bepaalde informatie op welke manier wordt vermeld. Zo worden alle klantgegevens snel gevonden en ingevuld in de bijbehorende velden in het CRM-systeem. Door ook het factuurnummer en de inhoud van de factuur in te lezen, wordt alles automatisch ingeboekt. Dit proces alleen al zorgt voor een flinke tijdswinst en verkleint de kans dat er fouten gemaakt worden.
Hoe de software de juiste informatie vindt binnen documenten, maar ook in andere systemen
Het kunnen lezen van facturen is een van de gemakkelijkste processen voor een robot, omdat deze veelal op dezelfde manier zijn opgebouwd, ongeacht wat de specifieke inhoud van die factuur is. Maar het is niet ondenkbaar dat ook andere soorten documenten door de software worden gelezen. Zolang de benodigde informatie herkend kan worden, is het mogelijk om de robot te trainen op deze kenmerken. Bovendien is het ook mogelijk om de software te koppelen aan andere systemen zodat ook daar informatie uit vergaard wordt.
De mens zal altijd een controlefunctie blijven uitoefenen
Als de robot goed is getraind, kan deze minimaal 90% van het proces volledig geautomatiseerd overnemen. Voor deze laatste 10% zullen altijd mensenhanden nodig blijven. Om bij het voorbeeld van de crediteurenadministratie te blijven: nieuwe facturen moeten worden ingevoerd om te leren, gescande facturen hebben een smetje waardoor de AI niet met 100% zekerheid kan zeggen of er nu een ‘W’ of ‘VV’ staat of er is een wijziging geweest in het adres. Het grote voordeel van deze AI-oplossing, is dat deze na een aantal correcties zelf snapt wat de bedoeling is. Op deze manier is duidelijk zichtbaar hoe de robot leert, waardoor jij vertrouwen krijgt in de juiste verwerking van de documenten.
Uiteindelijk zal er altijd een controlefunctie blijven bestaan, maar door het grootste deel van de werkzaamheden te automatiseren, worden de medewerkers voor een groot deel vrijgemaakt om op een andere manier invulling te geven aan hun werkzaamheden.
Ben je ook benieuwd naar de werking van onze AI-software en hoe deze in jouw organisatie functioneert? Neem dan snel contact op met ons om een demo aan te vragen.