Veel organisaties draaien nog steeds op processen die in de praktijk omslachtig en foutgevoelig zijn. Denk aan medewerkers die dagelijks handmatig gegevens uit e-mails halen, die in Excel zetten en weer doorsturen. Of aan formulieren die worden geprint, ondertekend, gescand en opnieuw gemaild. Het zijn werkwijzen die weinig waarde toevoegen, maar toch hardnekkig blijven bestaan.
Dat heeft vaak niets te maken met onwil of onkunde, maar met hoe processen in de loop der jaren aan elkaar zijn geknoopt. En juist in die wirwar van handmatige stappen zit de kracht van Robotic Process Automation (RPA). RPA neemt repeterende, op regels gebaseerde handelingen over. Denk aan klikken, kopiëren, plakken, invullen of controleren. Alles wat voorspelbaar is, kan een digitale assistent uitvoeren. Niet als vervanger van mensen, maar als aanvulling die het werk lichter en consistenter maakt, zodat er ruimte vrijkomt om andere, leukere, taken op te pakken.
RPA als versterking van bestaande processen
RPA is geen techniek die je IT-landschap volledig overhoophaalt. Het sluit juist aan op bestaande processen en maakt ze consistenter en efficiënter. Vooral bij routinematige taken zoals factuurverwerking, gegevensoverdracht of rapportages biedt de directe meerwaarde.
Bij Korper hanteren we een praktische benadering: als een handeling telkens op dezelfde manier terugkomt, is die meestal te automatiseren. Zo zagen we bij een organisatie in de leasebranche dat elk nieuw contract handmatig via e-mail werd verwerkt. Gegevens werden overgetypt, gecontroleerd en pas daarna verder opgepakt. Een foutgevoelig en belastend proces, dat we met RPA binnen enkele weken hebben geautomatiseerd. Sindsdien verloopt de verwerking sneller en consistenter, zonder extra handmatig werk.
Van urenregistratie tot voertuigdata: zo ziet slimme automatisering eruit
RPA klinkt vaak als iets voor grote techbedrijven met complexe systemen en volle IT-teams. In de praktijk blijkt het tegenovergestelde waar: vrijwel elke repetitieve taak is te automatiseren, juist bij organisaties waar tijd schaars is en processen efficiënt moeten lopen. Hieronder drie voorbeelden van hoe dat er concreet uitziet.
Een advocatenkantoor met een beperkt urenregistratiesysteem bespaart wekelijks acht uur dankzij een eenvoudige RPA-oplossing. Waar voorheen Excel-lijsten handmatig werden overgenomen in het systeem, gebeurt dat nu volledig automatisch. De aanpassing vergde twee dagen werk en een eenmalige investering van 2.000 euro.
In de mobiliteitssector hebben we een fabrikant geholpen om realtime voertuigdata beschikbaar te maken voor hun dealernetwerk. Door een koppeling te leggen tussen hun ERP-systeem en een externe database van een overheidsinstantie, beschikken dealers nu altijd over actuele informatie. De implementatie duurde vier dagen en zorgde voor kortere doorlooptijden en meer verkochte eenheden.
Ook de loonverwerking bij een facilitair dienstverlener is geautomatiseerd. Medewerkers voeren hun uren zelf in, waarna een digitale assistent deze gegevens controleert en rechtstreeks doorzet naar de salarissoftware. Dat voorkomt fouten, versnelt uitbetalingen en geeft het administratieve team meer ruimte voor kwaliteitscontrole. Elke stap wordt automatisch gelogd en gevalideerd volgens vastgestelde regels.
Juist voor organisaties waar nauwkeurigheid telt
Een veelgehoorde vraag: “Is automatisering wel iets voor ons?” Vaak leeft het beeld dat RPA vooral is bedoeld voor grote organisaties met uitgebreide IT-teams. In werkelijkheid zien we juist bij middelgrote bedrijven de meeste impact. Omdat processen vaak kwetsbaar zijn voor fouten, de capaciteit beperkt is en er veel tijd verloren gaat aan handmatig werk.
Toch zijn er situaties waarin volledige automatisering niet wenselijk is. Bijvoorbeeld wanneer een proces afhangt van interpretatie, uitzonderingen of contextgevoelige beslissingen. In dat soort gevallen zetten we het human-in-the-loop-principe in. De robot voert dan het voorbereidende werk uit: informatie verzamelen, controleren op volledigheid, of voorstellen genereren. De uiteindelijke beslissing of goedkeuring blijft in handen van een medewerker, vaak met één druk op de knop.
Dit zorgt voor balans tussen efficiëntie en controle. Je profiteert van snelheid en foutreductie, terwijl je tegelijkertijd de kritieke stappen in handen houdt van mensen die het proces begrijpen. Het maakt automatisering betrouwbaarder, beter uitlegbaar en beter passend bij processen waar de risico's van fouten groot zijn.
Slimmer met AI: van handeling naar inzicht
RPA is ideaal voor het automatiseren van gestructureerde, repetitieve taken. Voeg je daar AI aan toe, dan ontstaat Intelligent Automation: automatisering die ook ongestructureerde data aankan, zoals e-mails, scans of vrij ingevulde formulieren. Met de inzet van AI herkennen we automatisch de inhoud, classificeren documenten en halen relevante informatie eruit.
Dat maakt automatisering niet alleen sneller, maar ook slimmer. De software leert patronen herkennen, past zich aan variaties aan en ondersteunt bij besluitvorming. Zo kun je ook processen automatiseren die eerder te complex of onvoorspelbaar leken om te automatiseren. Intelligent Automation versterkt datakwaliteit en maakt processen veerkrachtiger. Dáár zit de echte winst.
Klein beginnen, snel resultaat
Onze aanpak is bewust nuchter. Geen lange adviestrajecten of wollige roadmaps. We beginnen met een ROI-scan, zodat je direct ziet wat het oplevert. Geen vaagheden, maar concrete cijfers. Is de businesscase niet overtuigend? Dan doen we het niet. Is die er wél, dan bouwen we in vier weken een Proof of Concept. In jouw omgeving, met jouw processen. Zodat je niet een idee krijgt van wat het zou kunnen zijn, maar ziet hoe het werkt.
Elke organisatie z’n eigen oplossing
Automatiseren is niet alleen een technische beslissing, het is ook een signaal. Het laat zien dat je gelooft in verbetering. In processen die eenvoudiger en betrouwbaarder kunnen. En in het beter benutten van de tijd en kennis van je medewerkers. Bij Korper ondersteunen we organisaties bij die stap. Niet met standaardoplossingen, maar met aandacht voor de context, de mensen en het proces. We kijken wat past, en bouwen alleen wat echt waarde toevoegt.
Want effectieve automatisering draait uiteindelijk niet om technologie, maar om hoe je het toepast. Het moet betrouwbaar zijn, onder alle omstandigheden blijven werken en passen bij de manier waarop je organisatie is ingericht. Daar begint het mee. Niet met grote woorden, maar met oplossingen die kloppen in de praktijk. Benieuwd wat dit voor jouw organisatie kan betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
