Automatisering belooft snelheid, efficiëntie en kostenbesparingen. Low-code platformen maken die belofte nog aantrekkelijker: zonder diepgaande technische kennis kun je in no-time processen automatiseren. Deze toegankelijkheid zorgt er echter voor dat organisaties direct aan de slag gaan zonder na te denken over de fundamenten. Het resultaat? Precies het tegenovergestelde van wat ze hoopten te bereiken.
Bij Korper zien we regelmatig organisaties die vastlopen in hun eigen automatiseringsprojecten. Vaak omdat ze focussen op de tool in plaats van op het fundament. In deze blog leggen we uit wanneer automatiseren contraproductief wordt. En hoe je deze valkuil voorkomt door te werken volgens bewezen principes.
De verleiding van de quick win
Low-code platformen zoals Fortra Automate, Microsoft Power Automate of UiPath zijn krachtige tools. Ze maken automatisering toegankelijk: ook medewerkers zonder programmeerkennis kunnen workflows bouwen. Maar het probleem ontstaat wanneer organisaties deze toegankelijkheid verwarren met eenvoud.
De valkuil: automatiseren wat nog niet gestroomlijnd is. Wanneer een inefficiënt proces wordt geautomatiseerd, maak je simpelweg een snellere versie van chaos. De onderliggende problemen worden nu met digitale snelheid voortgezet.
Wanneer automatisering juist vertraging oplevert
Technische schuld stapelt zich op
Die eerste workflow bouw je wellicht in een middag. Maar zes maanden later heb je tientallen workflows die zijn gebouwd door verschillende mensen en zonder documentatie. Wanneer er iets misgaat, kan niemand meer overzien wat er precies gebeurt. Of wat we vaker zien, die collega werkt er niet meer en er is niets overgedragen.
Geen rekening gehouden met de impact op security
Een klant wil bijvoorbeeld software updaten en ‘dat vinkje aanzetten omdat dat nodig is.’ Maar dat vinkje staat niet voor niks uit. Zonder begrip van risico’s voor je security maak je je organisatie kwetsbaar.
Processen die niet self-healing zijn
Het begint veelbelovend: je geautomatiseerde proces draait soepel en bespaart tijd. Tot het moment waarop er een storing optreedt en de beloofde snelheid omslaat in frustrerende vertraging omdat binnen de workflow logging ontbreekt. Zonder logging en self-healing capaciteit moet alles handmatig worden hersteld, vaak zonder te weten waar het proces was gebleven of waar het misgaat. Wat oorspronkelijk bedoeld was om tijd te besparen, kost nu meer tijd dan de oude manier van werken.
Onze aanpak: 10 principes die het verschil maken
Bij Korper werken we volgens 10 engineering principes die succesvolle automatisering onderscheiden van dure experimenten:
1. Klant is koning: volledige ontzorging
We starten projecten aan de voorkant, inclusief procesanalyse en -beschrijving. Is het bestaande proces wat we gaan automatiseren wel goed ingericht? Kan het beter en hoe gaan we het vervolgens beschrijven en automatiseren? Automatisering is vaak maar een deel van de oplossing. Het gaat om complete ontzorging, van concept tot nazorg.
2. Security impact voorop: nadenken over gevolgen
We denken actief mee over de security implicaties van elke keuze. Klanten denken functioneel ("dit moet geregeld worden"), wij kijken naar de bredere impact en kwetsbaarheden.
3. Realistische verwachtingen: geen beloftes die niet waar te maken zijn
We nemen klanten in bescherming tegen te hoge verwachtingen. Een factuurproces automatiseren sluit bijna nooit 100%, omdat er altijd een factuur met een paperclip komt die het systeem verstopt.
4. Afspraken die je kunt nakomen
We bouwen lange termijnrelaties op basis van betrouwbaarheid, niet gericht op zoveel mogelijk uren maken.
5. Collegiaal en communicatief werken
We helpen elkaar proactief. Kennis delen voorkomt dat iedereen het wiel opnieuw uitvindt. Als iemand al een keer een oplossing heeft bedacht, gebruiken we die.
6. Volg standaarden en conventies
We hanteren internationale en nationale standaarden en richtlijnen, zoals ISO-normen en NCSC-adviezen, en volgen best practices binnen automation- en RPA-frameworks. Dit omvat onder andere het gebruik van het Robotic Enterprise Framework, inclusief technieken zoals dispatcher/performer, queue-mechanismen en messaging. Door deze standaarden te volgen, waarborgen we consistentie, schaalbaarheid en veiligheid in zowel MFT- als RPA-processen.
7. Logging, foutenafhandeling en alerting
We loggen voor traceability en audits. Alerting is zowel reactief (waar vindt de fout plaats) als proactief (fout voorkomen voordat de business het merkt).
8. De juiste hoeveelheid documentatie
Niet documenteren om het documenteren. We doen minimale documentatie met interne review door een tweede collega en houden deze bij. Beter goed werkende systemen dan perfecte documenten die verouderd zijn.
9. Processen altijd self-healing maken
Het moeilijkste onderdeel: als een proces crasht, moet het weten waar het gebleven was en daar verder kunnen gaan, liefst zonder menselijke tussenkomst. Dit voorkomt dat je later gebeld wordt voor het handmatig aanpassen of opnieuw opstarten.
10. Zo snel mogelijk updaten
Blijf bij met wetgeving, tooling en security updates. Het probleem wordt alleen maar groter als je twee jaar wacht.
Het belang van expertise: onze Champions maken het verschil
Dit is precies waar de menselijke factor cruciaal blijft. Technologie is een middel, geen doel. Bij Korper geloven we dat succesvolle automatisering begint bij mensen die begrijpen wát ze doen en wáárom.
Onze champions zijn goed omdat ze:
- Eerst luisteren, dan bouwen. Ze beginnen niet met het platform, maar met het probleem. Wat wil je bereiken? Waar zitten de echte knelpunten? Is automatisering wel de juiste oplossing?
- Het grote plaatje zien. Onze experts begrijpen niet alleen de technologie, maar ook bedrijfsprocessen, change management en gebruiksgemak. Ze weten dat een technisch perfecte oplossing kan falen door menselijke factoren.
- Technische diepgang combineren met pragmatisme. Ze kennen de mogelijkheden én beperkingen van verschillende platformen. Ze adviseren wanneer en waarom een low-code platform perfect is of wanneer je beter voor maatwerk kiest.
- Duurzaam bouwen. Onze champions documenteren, hanteren best practices en denken aan beheerbaarheid en de toekomst. Ze bouwen geen snelle oplossingen die na een paar maanden vastlopen, maar robuuste systemen waarop je verder kunt bouwen.
- Medewerkers meenemen. De beste automatisering werkt samen met mensen, niet in plaats van hen. Onze experts trainen teams, zorgen voor draagvlak en bouwen oplossingen die intuïtief goed aanvoelen.
Hoe voorkom je de valkuil?
Start met procesoptimalisatie: Breng eerst in kaart hoe het proces ideaal zou moeten werken, elimineer onnodige stappen, maak afspraken duidelijk en automatiseer pas daarna.
Ontwerp met het oog op schaalbaarheid en onderhoud: Stel jezelf de vraag; kan iemand anders dit over een jaar nog begrijpen en aanpassen? Zo niet, dan bouw je een tikkende tijdbom.
Betrek de eindgebruikers vanaf dag één: Hun input is goud waard. Zij weten waar de schoen wringt en of je oplossing echt werkt in de praktijk.
Denk in self-healing systemen: Wat gebeurt er als stap X faalt? Hoe herstelt het systeem zichzelf?
Volg beproefde standaarden: Gebruik geaccepteerde frameworks en security-richtlijnen.
Investeer in expertise: Een dag hulp van een expert die je voor kostbare fouten behoedt, is veel goedkoper dan maandenlang een mislukt project repareren of overnieuw moeten beginnen.
Investeer in de juiste hoeveelheid documentatie: Genoeg voor kennisoverdracht, niet om het documenteren een doel op zich te maken.
Plan voor onderhoud: Systemen moeten geupdate kunnen worden zonder alles opnieuw te hoeven bouwen.
De kracht van echte expertise
Low-code automation is fantastisch wanneer het goed wordt ingezet. De kracht zit niet in hoe snel je kunt automatiseren, maar in hoe slim je het doet. Met de juiste begeleiding transformeert automatisering je organisatie. Zonder expertise vormt het meestal een rem..
Bij Korper combineren onze champions technische kennis met strategisch inzicht. We helpen je niet alleen bij het bouwen van automatisering, maar zorgen ervoor dat die automatisering écht werkt. Voor je systemen én voor je mensen.
Want de beste automatisering merk je niet eens. Die werkt gewoon.
Wil je voorkomen dat jouw automatiseringsproject in de valkuil belandt? Neem contact op met onze Champions. We denken graag met je mee.
