Der traditionelle Kreditorenprozess
Für viele Organisationen ist die Kreditorenbuchhaltung noch traditionell aufgebaut. Das bedeutet, dass in dieser Abteilung – oft mehrere – Mitarbeiter aktiv sind, um alle eingehenden Rechnungen richtig zu kategorisieren und zu buchen. Anschließend müssen die zu zahlenden Rechnungen von Abteilungsleitern genehmigt werden bevor diese dem Zahlungsprozess übergeben werden. Wenn es um Hunderte von Rechnungen pro Woche geht, wird schnell ein Fehler gemacht und es kann weitreichende Folgen haben. Deshalb haben wir eine solide Abwicklungsroutine entwickelt um die Arbeitsbelastung dieser Mitarbeiter zu reduzieren.
Wie Künstliche Intelligenz den Prozess sicher übernimmt
Am Beispiel der Kreditorenbuchhaltung ist deutlich zu sehen, wie eine solche Technologie einen Mehrwert bietet. Durch das Hochladen von mindestens 30 ähnlichen Rechnungen erkennt diese bestimmten Informationen.
Darüber werden alle Kundendaten schnell gefunden und in die entsprechenden Felder im CRM-System befüllt. Indem auch die Rechnungsnummer und der Inhalt der Rechnung eingelesen wird kann alles automatisch eingegeben werden. Allein dieser Prozess spart viel Zeit und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit.
Wie die Software die richtigen Informationen in Dokumenten, aber auch in anderen Systemen findet
Die Möglichkeit, Rechnungen zu lesen, ist einer der einfachsten Prozesse für einen Roboter, da diese oft auf die gleiche Weise aufgebaut sind, unabhängig vom spezifischen Inhalt dieser Rechnung.
Es ist aber nicht unvorstellbar, dass auch andere Arten von Dokumenten von der Software gelesen werden. Solange die notwendigen Informationen erkannt werden können, ist es möglich, den Roboter auf diese Eigenschaften zu trainieren. Darüber hinaus ist es auch möglich, die Software mit anderen Systemen zu verknüpfen, so dass auch Informationen von ihnen gesammelt werden.
Der Mensch wird immer weiterhin eine Kontrollfunktion ausüben
Ist der Roboter gut ausgebildet, kann er mindestens 90% des Prozesses vollautomatisch übernehmen. Für diese letzten 10% werden immer menschliche Hände benötigt. Um beim Beispiel der Kreditorenbuchhaltung zu bleiben: Neue Rechnungen müssen antrainiert werden da die KI nicht mit 100% Sicherheit sagen kann, ob es ein "W" oder "VV" gibt oder ob es eine Änderung der Adresse gegeben hat. Der große Vorteil dieser KI-Lösung ist, dass diese dazulernt und die Prozessqualität und der Automatisierungsgrad steigt. Auf diese Weise ist deutlich sichtbar, wie der Roboter lernt, und gibt Ihnen Vertrauen in die korrekte Verarbeitung der Dokumente.
Am Ende wird es immer eine Kontrollfunktion geben, aber durch die Automatisierung des größten Teils der Arbeit werden die Mitarbeiter weitgehend frei, um ihrer Arbeit auf andere Weise Substanz zu verleihen.
Sind auch Sie neugierig auf den Betrieb unserer KI-Software und wie diese in Ihrer Organisation funktioniert? Bitte kontaktieren Sie uns, um eine Demo anzufordern.